Comment et où le numéro d’entreprise doit-il être mentionné ?

Publié le 16 janvier 2008 par Education-Attitude a.s.b.l

Source: http://mineco.fgov.be/enterprises/crossroads_bank/faq_enterprises_windows/nr_Faq_fr-01.htm

2. Comment et où le numéro d’entreprise doit-il être mentionné ?

2.1. Généralités

2.1.1. Où puis-je retrouver les obligations légales relatives à la mention du numéro d’entreprise ?

Entreprises commerciales et artisanales : les obligations de mentionner le numéro d’entreprise par les entreprises commerciales et artisanales sont reprises dans les articles 13 et 14 de la loi BCE du 16 janvier 2003 (M.B. 05/02/2003).
Obligations en matière de TVA : conformément à l’article 30 de l’AR n° 1 relatif au régime de paiement de la TVA, les personnes identifiées à des fins de TVA doivent mentionner leur numéro d’identification de TVA sur tous leurs contrats, factures, bons de commande, notes d’expédition et autres pièces relatives à leurs activités économiques. Outre le numéro d’identification de TVA du fournisseur, le numéro de TVA du client doit aussi être mentionné sur la facture, conformément à l’article 5 de l’AR précité.
Législation sur les sociétés : conformément à l’article 78 de la loi sur les sociétés, tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, commandes, sites internet et autres pièces, sous forme électronique ou non (gras = ajout prévu dans la prochaine loi-programme en exécution de la nouvelle directive européenne sur les sociétés), émanant :
- de la société privée à responsabilité limitée ;
- de la société coopérative ;
- de la société anonyme ;
- de la société en commandite par actions ;
- du groupement d’intérêt économique ;

mentionner notamment le numéro d’entreprise.
Associations sans but lucratif (ASBL) : l’article 11 de la loi sur les ASBL stipule que tous les actes, factures annonces, publications et autres documents émanant des associations sans but lucratif doivent mentionner la dénomination de l’association, précédée ou suivie immédiatement des mots "association sans but lucratif" ou du sigle "asbl", ainsi que de l’adresse du siège de l’association.
Les ASBL ne sont donc pas tenues légalement de mentionner sur leurs documents le numéro d’entreprise qui leur est octroyé. Rien ne les empêche toutefois de le faire.
Sécurité sociale : la législation sociale ne contient aucune disposition spécifique concernant la mention obligatoire du numéro d’employeur ONSS ni du numéro d’entreprise.
Autres législations : considérant que l’objectif est de remplacer à terme tous les autres numéros existants par le numéro d’entreprise, il est possible qu’à l’avenir d’autres dispositions légales prévoient la mention du numéro d’entreprise. Cela se fera toutefois par phase et toujours avec une période transitoire adaptée.

L’énumération ci-dessus souligne encore que le numéro d’entreprise n’est qu’une clé d’identification. Les obligations légales de mentionner le numéro découlent de la législation spécifique à laquelle sont soumises les entreprises. Les règles contenues aux articles 13 et 14 de la loi BCE s’appliquent uniquement aux entreprises commerciales et artisanales.

Il a évidemment été convenu expressément entre les différents départements que le numéro d’entreprise ne doit être mentionné qu’une seule fois et non systématiquement selon que la législation l’exige théoriquement.

C’est pourquoi, la mention du « numéro de TVA-BE » et du « siège RPM de la société » sur les documents de l’entreprise suffit pour satisfaire à la loi BCE, à la législation TVA et à la loi sur les sociétés.

2.1.2. Peut-on peut effectivement commencer à utiliser le numéro d’entreprise sur les nouveaux documents ?

Depuis le 1^er juillet 2003, il est effectivement autorisé de mentionner le numéro d’entreprise sur des documents et actes émanant d’entreprises.

2.1.3. Pour certains documents, nous disposons encore d'un stock de documents très important. Quels risques/quelles sanctions encourt la Banque si nous continuons à utiliser ces documents après le 1/1/2005 ? En effet, pour limiter les coûts, nous souhaiterions adapter les documents au fur et à mesure de leur renouvellement.

En théorie, une amende pénale est prévue en cas de non-respect de l’article 13 de la loi BCE (à savoir l’article 62, §1^er, 1° de la loi BCE : amende de 1 à 25 EUR) et en cas de non-respect de l’article 78 du Code des Sociétés, la sanction est que l’on peut être tenu personnellement responsable des obligations contractées par la société (article 80 du Code des Sociétés).

En pratique, cela n’ira toutefois pas jusque là car presque toutes les sociétés commerciales ont un numéro de TVA (= numéro d’entreprise) et ont la mention du tribunal compétent (= ancien registre de commerce = identique au RPM). Donc, à l’exception des mots RPM, tout est en ordre.

2.1.4. Contrairement à ce que l’on voit souvent, nous considérons que les mentions obligatoires ne peuvent pas être simplement traduites en anglais, puisque ce n’est pas une langue nationale officielle ?

L’usage des langues dans la rédaction des actes et des documents tombe sous l’application des lois coordonnées en matière administrative du 18 juillet 1966, du décret du “Vlaamse Raad” du 19 juillet 1973 et du décret de la Communauté française du 30 juin 1982.

Le décret du 19 juillet 1973 règle pour la région linguistique néerlandophone l’emploi des langues dans les relations sociales entre les employeurs et les travailleurs ainsi que pour les actes et les documents imposés par la loi. L’article 2 prescrit à cet effet l’utilisation du néerlandais. La jurisprudence n’accepte pas l’emploi d’une autre langue sur le même document. Une copie dans la langue du destinataire peut toutefois être annexée, mais l’original doit toujours être en néerlandais.

Le décret du 30 juin 1982 règle l’emploi du français dans les relations sociales entre les employeurs et leur personnel et pour les actes et documents imposés aux entreprises par la loi et les règlements. Dans la région francophone, le français doit être utilisé pour ces documents sans préjudice de l’utilisation complémentaire de la langue choisie par les parties.

Les lois coordonnées sur l’usage des langues en matière administrative règlent dans leur article 52 l’emploi des langues dans la région bilingue de Bruxelles-Capitale et dans les communes à facilités. Cet article prescrit l’utilisation de la langue dans la zone où est (sont) implanté(s) le(s) siège(s) d’exploitation de l’entreprise industrielle, commerciale ou financière privée pour les actes et documents imposés par la loi et les règlements et pour ceux destinés à leur personnel. L’entreprise est libre de son choix, sauf pour les documents destinés à son personnel. Ceux-ci doivent être rédigés en néerlandais s’ils sont destinés à des effectifs néerlandophones et en français s’ils sont destinés à des francophones. Dans ce cas aussi, il faut faire annexer à l’original une copie si l’on souhaite employer une autre langue que celle prescrite par la loi.

Les sièges d’exploitation implantés sur le territoire belge ne peuvent donc établir de factures en anglais, même si le destinataire réside à l’étranger. Cette obligation se limite, selon un avis de la Commission permanente de Contrôle linguistique (C.P.C.L), aux éléments essentiels visés par ces lois et règlements. Les dispositions figurant au verso de la facture et donnant des détails sur la relation commerciale et des conseils pour éviter les conflits ne tombent dés lors pas sous l’application de l’article 52 et il est toujours possible de joindre à l’original une copie en anglais.

2.1.5. Nous retrouvons 2 manières différentes d’écrire : TVA BE 0123.456.789 et TVA (BE) 0123.456.789.
Quelle est la bonne solution ? Quid si l’on a fait le mauvais choix ?

Le numéro d’identification de TVA est effectivement égal au numéro d’entreprise si ce numéro a aussi été activé comme numéro de TVA. Dans 95% des cas, le numéro de TVA est précédé du préfixe BE. L’article 50 du Code de la TVA précise à quels assujettis un numéro de TVA est octroyé avec les lettres BE. Chaque fois qu’un tel assujetti doit mentionner le numéro d’entreprise sur un document, ce numéro doit donc être précédé du préfixe BE. En la matière, on ne fait aucune distinction selon qu’il s’agit d’actes intracommunautaires ou purement belges.
En particulier pour les actes intracommunautaires, le fait de ne pas mentionner à tort le préfixe BE peut entraîner une taxation erronée. Ainsi, une TVA étrangère peut par exemple être retenue à tort au lieu d’appliquer l’exemption.

2.1.6. Peut-on placer sur des documents un autocollant mentionnant le numéro d’entreprise ?

Oui, il est permis d’apposer le numéro d’entreprise via un autocollant sur les documents, bâtiments ou véhicules. La législation n’indique en effet aucunement par quel moyen le numéro d’entreprise doit être mentionné.

2.1.7. Le numéro d’entreprise de clients non assujettis à la TVA doit-il être mentionné sur les documents qui leur sont destinés ?

Le numéro d’entreprise d’un non assujetti à la TVA n’est évidemment pas activé comme numéro de TVA. Vu qu’il s’agit ici du numéro d’entreprise du client et non de celui de la personne qui établit le document, il n’existe aucune réglementation stipulant que le numéro d’entreprise du client doit être mentionné.

2.2 Questions spécifiques

2.2.1. Un e-mail est-il considéré comme une “ pièce émanant de l’entreprise ” sur laquelle/dans laquelle doivent figurer les mentions obligatoires ?

Selon la doctrine, cette question relève de l’article 78 du Code des Sociétés. Toutefois, ce point de vue doctrinaire sera prochainement (loi-programme de décembre 2004) traduit par une modification de l’article 78 à la suite de la transposition d’une Directive européenne. Nous pouvons aussi ajouter que cet e-mail ne doit répondre qu’aux conditions de l’article 78 du Code des Sociétés pour autant qu’il s’agisse d’un e-mail engageant le crédit de l’entreprise.

2.2.2. Mentions sur « des bâtiments utilisés pour l’exercice de l’activité commerciale ou artisanale” (article 13 de la loi BCE). Il n’est pas fait référence ici à toutes les « unités d’établissement », telles que définies dans la loi. Pouvons-nous en déduire que le numéro d’entreprise n’est obligatoire que sur les façades de bâtiments destinés à une exploitation commerciale ?

Oui, l’obligation vaut uniquement pour les bâtiments destinés à l’exploitation commerciale. La mention doit être apposée à un endroit visible pour le public.

2.2.3. Mention sur des « moyens de transport principalement utilisés pour ces activités ». Pouvez-vous confirmer que l’on ne vise pas ici les véhicules ordinaires de firmes sur lesquels ne figure aucune publicité pour l’entreprise ?

Cette obligation existe déjà depuis des dizaines d’années pour les véhicules d’entreprises commerciales et artisanales. Le texte existant a simplement été repris dans la loi BCE. En pratique, nous pouvons constater que cette règle n’a pas été respectée de manière très stricte ni contrôlée.

Une proposition est actuellement examinée dans le cadre de la prochaine loi-programme afin de limiter à l’avenir cette obligation aux véhicules utilisés dans le cadre du commerce ambulant.

2.2.4. On entend par « pièces émanant d’une entreprise », comme mentionné à l’article 13 de la loi BCE, uniquement les documents ‘papier’ (contrairement aux avis diffusés via d’autres supports, par exemple électroniques).

Voir réponse e-mail supra.

2.2.5. La publicité et la réclame (par exemple, dépliants, annonces, affiches) relèvent-elles des pièces énumérées à l’article 13 de la loi ?

Non. En effet, l’on considère que cela n’entre pas dans la catégorie des actes et pièces émanant des entreprises commerciales et artisanales visées à l’article 13 de la BCE.

Nonobstant l’application éventuelle des dispositions de la loi sur les pratiques du commerce, il est aussi possible que ces pièces relèvent de la notion d’annonces et publications de l’article 78 du Code des Sociétés, pour autant que leur contenu engage le crédit de la société.

2.2.6. Le numéro d’entreprise doit-il obligatoirement être mentionné sur un ticket de caisse ?

Conformément à l’article 30 de l’AR n° 1 relatif au régime de paiement de la TVA, les assujettis à la TVA doivent mentionner leur numéro d’identification sur toutes les pièces concernant leur activité économique. Vu que le ticket de caisse est délivré dans le cadre de l’activité économique, il faut en principe y mentionner le numéro d’entreprise.

Si le fournisseur souhaite conserver de manière digitale les données des tickets de caisse délivrés, il est d’ailleurs nécessaire que le numéro d’entreprise soit mentionné sur le ticket de caisse. Pour plus d’informations en la matière, nous vous renvoyons à la décision E.T. 103.018 du 02/06/2003 sur la conservation des tickets de caisse pouvant être consultée sur le site internet du SPF Finances ‘www.fisconet.fgov.be’.

2.2.7. Selon une interprétation particulière, le numéro d’entreprise doit être mentionné sur les sicavs, actions et bons de caisses émis par la banque. Que faire des stocks déjà imprimés et qui ne seront pas utilisés à la fin de cette année ? Détruire ? Les pièces sur lesquelles il est maintenant mentionné "imprimé le 1/01/2003" et que nous détenons en stock peuvent-elles encore être utilisées après le 1/01/2005 (sans mention du numéro d’entreprise)? Que font les autres banques avec leurs stocks ?

Les sicavs, actions et bons de caisse sont considérés comme des documents au sens de l’article 78 de la loi sur les sociétés et doivent mentionner le numéro d’entreprise.

Pour les autres questions: voir la réponse susmentionnée à la rubrique ‘Comment et où faut-il mentionner le numéro d’entreprise?’

2.3. Obligations découlant du Code des Sociétés

2.3.1. Y a-t-il des abréviations en 4 langues afin de mentionner le numéro d’entreprise d’un client dans la facture ? RPM n’est valable que pour les personnes morales. Nous cherchons un terme pour les personnes morales et les personnes physiques ?

Le terme RPM était nécessaire puisque les actes de sociétés sont toujours conservés en version papier, un mode de classification au niveau de l’arrondissement devant dès lors être conservé. Les anciennes sections particulières du registre de commerce (les dossiers de la société sont donc devenus le registre des personnes morales).

Pour les personnes physiques, on ne travaille pas par arrondissement mais au niveau central au départ de la BCE, une dénomination distincte n’étant pas nécessaire.

Les abréviations sont

NL : RPR
FR : RPM
DE : RJP (Register der Juristischen Personen)

2.3.2. Qu’en est-il de l’adaptation promise de l’article 78 du Code des Sociétés, de sorte que le numéro d’entreprise ne doive pas être indiqué une deuxième fois s’il est déjà mentionné en tant que numéro de TVA ? Le document public de la task force juridique (date déjà de janvier 2004), est toujours contra legem dans ses exemples, puisqu’il ne prescrit pas de reprendre littéralement la mention ‘RPM, suivie du numéro d’entreprise’, mais reprend simplement RPM + le tribunal d’arrondissement. Actuellement, nous adaptons déjà nos documents sur base de ces prescriptions, mais nous souhaiterions une confirmation légale de cette pratique.

L’article 78 sera adapté cet automne dans la prochaine loi-programme.

Nouveau texte prévu: “Art. 78. Tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, commandes, sites internet, et autres pièces, sous forme électronique ou non, émanant de :

la société privée à responsabilité limitée ;
la société coopérative ;
la société anonyme ;
la société en commandite par actions ;
le groupement d’intérêt économique ;

doivent mentionner les données suivantes :

1° le nom de la société ;
2° la forme juridique, en entier ou sous forme abrégée, ainsi que, selon le cas, les mots " société civile avec forme commerciale", écrits de manière lisible immédiatement avant ou après le nom de la société ; dans le cas d’une société coopérative, à responsabilité limitée ou illimitée ; dans le cas décrit au livre X, cette mention ou ces abréviations doivent être suivies des mots " à but social ";
3° l’indication précise du siège de la société ;
4° (…) le numéro d’entreprise.
5° le mot " registre des personnes morales " ou l’abréviation " RPM", suivie de la mention du siège du tribunal dans le ressort duquel la société a son siège.
6°. Le cas échéant, le fait que la société est en liquidation.”

2.3.3. Où en est-on dans l’adaptation des références au registre de commerce dans d’autres législations (cf. référence légale à l’article 74 de la BCE afin de procéder à ces adaptations par AR). Je pense en particulier à la loi du 25 octobre 1919 sur la mise en gage du fonds de commerce, … Strictement parlant, sous peine de nullité du gage, la mention du registre de commerce dans l’acte de gage et le bordereau est toujours nécessaire. Nous sommes conscients que la nullité n’est appliquée que si l’absence de la mention porte préjudice à des tiers, mais nous souhaiterions des précisions sur ce point. Aujourd’hui, nous mentionnons où c’est possible tant l’ancien numéro RC que le nouveau numéro d’entreprise. Pour les sociétés créées à partir du 1^er juillet 2003, nous pouvons, à défaut de numéro RC, toutefois uniquement mentionner le numéro d’entreprise. L’article 12 de la loi BCE stipulant que le numéro d’entreprise fait fonction de numéro de registre de commerce suffit-il ici ?

Des AR peuvent être pris en la matière sur base des articles 73 et 74 de la loi BCE.

Quant aux compétences de la Justice, on travaille actuellement à de tels AR. L’intention est de les avoir prêts pour la fin de l’année.