La TVA et les factures
Source: http://www.ey.be/PMEKMO/Input.nsf/All/56C7B773CA7369BEC12573D200244421
| Les factures sont des mines d’information. On peut y lire quels services ou livraisons ont eu lieu, qui les a effectués, qui les a reçus et quand. C’est précisément en raison de toutes ces informations que les factures constituent la pierre angulaire du système de la TVA. En effet, ces informations permettent au fisc d’effectuer ses contrôles. Il ne faut donc guère s’étonner que la législation sur la TVA ait prévu des sanctions à l’encontre de ceux qui ne facturent pas ou font de fausses factures. Nous allons, dans ce numéro, examiner les éléments essentiels de la facture et en tirer les conséquences pour la facturation électronique. |
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| 1. Qui a le droit de rédiger la facture ? La facture peut être rédigée par le fournisseur ou le prestataire de services lui-même, mais aussi par le client, voire par un tiers. Le ‘selfbilling’ - la rédaction des factures par le client - est admis à condition que les deux parties se soient préalablement mises d’accord à ce sujet et que, pour chaque facture, l’on suive une procédure assurant sa réception par la partie redevable de la TVA (le fournisseur ou prestataire de services). Cette facture est alors comptabilisée comme facture de vente par le fournisseur et facture d’achat par le client (qui l’a rédigée). La rédaction de factures au nom et pour le compte de la partie redevable de la TVA peut également être confiée à une tierce partie. Vous pouvez, par exemple, réaliser vous-même les factures d’un agent commercial indépendant chargé de vos ventes dans un secteur géographique déterminé. Il est sans doute plus facile pour vous, en tant que client, de déterminer le montant des commissions que cet agent commercial peut vous facturer pour une période donnée. 2. Quand faut-il établir la facture? La facture doit être établie dans les cinq jours ouvrables suivant le mois durant lequel la TVA est exigible. Et la TVA est exigible dès lors que les biens sont livrés ou les services entièrement prestés. (Dans le cas où le prix de ces biens ou services serait, en tout ou en partie, facturé ou perçu avant le terme stipulé, la TVA serait exigible sur le montant facturé ou payé.) Pour l’administration de la TVA, le samedi est un jour ouvrable. 3. Pour quelles transactions faut-il obligatoirement facturer ? Il est généralement admis que les biens ou services fournis à d’autres parties soumises à la TVA, ou à des personnes morales non soumises à la TVA (comme les ASBL), doivent être facturés. Par contre, ils ne doivent pas l’être s’ils sont fournis à des particuliers. Toutefois, pour toute une série d’achats, la facture est obligatoire même si le client est un particulier. Nous pensons par exemple aux : - voitures et véhicules utilitaires - bâtiments et services relatifs à la construction - ventes à tempérament, locations avec option d’achat - fournitures manifestement destinées à l’exercice d’une activité économique (en raison des quantités vendues, par exemple) - biens livrés en des lieux habituellement non accessibles aux particuliers - livraisons faites par des grossistes - main d’œuvre et pièces pour voitures d’un montant total supérieur à 125 1, TVA incluse - déménagements, garde-meubles. Si le client n’est pas clairement un particulier, mieux vaut, par sécurité, établir une facture. La vente aux ASBL doit toujours être facturée. 4. Peut-on émettre des factures électroniques ? La facturation électronique constitue une double économie. En effet, les factures électroniques reviennent moins cher que les versions papier, tant à l’expéditeur qu’à l’administration. La facturation électronique est admise en Belgique, pour autant que l’équipement électronique offre les deux solides garanties suivantes. Premièrement, le système doit garantir l’authenticité de la provenance de la facture : l’administration de la TVA doit toujours pouvoir déduire avec précision qui est l’expéditeur de la facture électronique. Deuxièmement, l’intégrité du contenu doit également être garantie : le contenu de la facture doit rester, après son envoi électronique, exactement identique à celui dont dispose l’expéditeur. En pratique, les services belges de la TVA acceptent les factures électroniques pour lesquelles on a fait usage, soit d’une signature électronique sécurisée, soit d’un code standard EDI (electronic data interchange). La signature électronique sécurisée est demandée uniquement pour le signataire et doit permettre son identification ; elle doit être créée à partir d’éléments restant sous le contrôle exclusif du signataire et sa liaison aux données de signature doit être telle que tout changement ultérieur de ces données soit décelable. En principe, toutes les méthodes qui répondent aux exigences de l’administration de la TVA (authenticité de la provenance, intégrité du contenu) sont admises. Mais en pratique, il n’est pas évident, techniquement parlant, d’offrir ces garanties. Vous ne pouvez absolument pas commencer à improviser à partir de votre environnement IT actuel et il y a de fortes chances que celui-ci ne puisse être adapté. Dans ce cas, vous feriez mieux de recourir à une plate-forme d’échanges électroniques sécurisée. Plusieurs fournisseurs en ont développées, qui satisfont aux conditions posées par l’administration de la TVA. Précisons encore qu’un fournisseur ou prestataire de services ne peut facturer électroniquement qu’avec l’accord de son client. Si vous envisagez de passer à la facturation électronique, vous ne pourrez le faire qu’en accord avec votre client et à condition que votre système informatique puisse offrir les garanties légales requises. Vous pouvez naturellement faire appel à des entreprises spécialisées pour disposer d’une plate-forme électronique fiable 5. Combien de temps faut-il conserver les factures ? Les factures doivent toujours être faites (au moins) en double. Les factures papier requièrent un double papier. Et les factures électroniques, un double électronique. Le double en version papier d’une facture électronique n’a pas de valeur. Les factures doivent être conservées durant 10 ans (tant chez l’émetteur que chez le destinataire). Dans certains cas, le terme est même de 25 ans. Ce terme commence le 1er janvier suivant la date de facturation. En principe, les factures sont conservées sous la forme (électronique ou papier) de la version reçue. Mais, avec l’accord (préalable !) de l’administration de la TVA, vous pouvez conserver électroniquement des factures envoyées sur papier. La même philosophie s’applique à l’obligation de conservation des factures émises et reçues sur le territoire belge : si vous en informez préalablement l’administration de la TVA, vous pouvez conserver les factures électroniques sur un serveur situé dans un autre Etat membre de l’Union Européenne. Votre système informatique doit naturellement garantir un accès en ligne complet aux données concernées. Les services de la TVA exigent non seulement la conservation des factures, mais également celle de toutes les pièces susceptibles de permettre la détermination des activités imposables : bons de commande, contrats, documents de transport, ... Le délai de conservation des factures électroniques est identique à celui de leurs équivalents papier. Vous pouvez conserver des factures papier sous forme électronique, même en dehors du territoire belge, à condition d’en avoir reçu l’accord préalable de l’administration de la TVA. 6. Que doit contenir une facture ? Les données suivantes doivent obligatoirement figurer sur toute facture : - la date d’établissement de la facture et un numéro d’ordre (unique) - le nom et l’adresse du fournisseur et son numéro de TVA - le nom et l’adresse du client et son numéro de TVA - la date de la prestation de services ou de la livraison ; ou la date d’encaissement du montant (ou d’une partie de celui-ci) - une description des services ou biens fournis, permettant d’établir le taux de taxation correct - pour chaque taux ou dispense, l’échelle de la taxe, le prix unitaire hors TVA, les éventuelles réductions en prévente, les ristournes - le taux de taxe dû (6%, 12%, 21%) et le montant total de la taxe due - éventuellement la mention ‘Impôt à payer par le co-contractant – Code de la TVA – article 51, § 2’ - si mention d’une dispense, l’indication de la réglementation ou disposition nationale justifiant cette dispense - si plusieurs pièces sont établies pour la même livraison ou prestation de services, une indication renvoyant à la ou aux pièce(s) précédente(s). Quelques autres mentions sont encore requises dans certaines situations. Nous avons uniquement évoqué ici les obligations relatives à la TVA. D’autres législations (loi sur les sociétés, loi sur les pratiques commerciales, législation relative à l’usage des langues) soumettent la facturation à d’autres obligations. 7. Conclusion La réglementation de la TVA impose de nombreuses obligations relatives à l’établissement et à la conservation des factures. La facturation électronique est autorisée en Belgique, mais à de très strictes conditions. Les PME qui souhaitent satisfaire à ces conditions doivent surtout orienter leurs efforts dans le domaine informatique. Kris Rooms Ernst & Young Tax Consultants |
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